A nomeação para qualquer função política é uma enorme responsabilidade, da qual a organização deve ser obrigatória em grande parte desse processo. Seja na nossa vida pessoal ou profissional, a organização é sumariamente importante para garantir a harmonia dos ambientes e a facilidade na hora de encontrar documentos importantes.
No caso de cargos políticos (vereadores, prefeitos, deputados, senadores), o Gabinete é essencial para o desempenho da função, e por isso que alguns hábitos são fundamentais para manter a organização desse ambiente e facilitar o trabalho de todos.
A importância da organização no Gabinete de trabalho
É fundamental contar com uma rotina de organização nos espaços que ocupamos, principalmente quando se trata de cargos políticos e é necessário lidar com públicos diferentes todos os dias.
Alguns dos motivos pelos quais é essencial manter seu Gabinete organizado:
• Fluxo contínuo de pessoas no local (público interno e externo);
• Trabalho com papéis e documentos diariamente;
• Necessidade de manter a limpeza diária do local.
É sempre válido ressaltar que quem decide ingressar na política, independente do cargo, deve se familiarizar ao público em geral. Sejam os próprios funcionários do seu Gabinete ou eleitores, eles estarão presentes na maior parte do seu mandato e é essencial adaptar-se a esse fluxo de pessoas e manter a organização para facilitar seu trabalho e à comunicação com esses públicos.
Como o sistema Elegis pode te ajudar na organização do Gabinete?
Seja antes, durante ou após a campanha eleitoral, o sistema Elegis é um grande aliado na organização do seu Gabinete. Esse sistema é totalmente online e oferece algumas das seguintes funções descritas abaixo:
• Agenda de compromissos e contatos de eleitores;
• Cadastro de filiados e políticos;
• Verbas indenizatórias e gastos reembolsáveis;
• Atendimentos aos eleitores e protocolo de documentos.
Para não ter tantos problemas com papéis, contatos e agenda de compromissos, é essencial contar com a tecnologia e apostar nesse sistema inovador. Essas são apenas algumas das funcionalidades e, além disso, é oferecido o suporte 24 horas.
Para garantir a organização da sua campanha e do seu Gabinete contar com o Elegis é indispensável. Acesse agora mesmo o nosso site e conheça nossos planos.
Setorizar os arquivos e documentos
Para lidar com o trabalho no Gabinete, é essencial adquirir o hábito de setorizar os arquivos e documentos. Setorizar significa basicamente separar e organizar esses papéis conforme a sua funcionalidade, no caso de um Gabinete Administrativo, os arquivos e documentos devem ser separados em pastas conforme:
• Ano;
• Mês;
• Tipo de documento ou arquivo (EX: Memorando nº 001).
O uso das pastas é fundamental para garantir a organização e a facilidade na hora de encontrar arquivos. Esse procedimento é mais simples do que parece, e com o tempo você começa a setorizar os papéis de modo automático. Essa dica não é válida somente para o ambiente de trabalho, mas para os documentos pessoais também.
A importância dos profissionais da área administrativa
Contar com bons profissionais é essencial para garantir bons resultados. No caso de Gabinetes, dois profissionais de extrema importância são o secretário e o auxiliar administrativo, que serão responsáveis pela organização interna e externa de todo o trabalho político. É essencial buscar por pessoas competentes para trabalhar nessas áreas, de modo a facilitar ainda mais todo o trabalho que se tem pela frente.
Se você não possui o hábito de trabalhar com outras pessoas ou dar ordens, é bom se adaptar a essa nova rotina e exigir total organização por parte dos seus funcionários, de modo a facilitar o trabalho de todos.
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